ما به همراه معلمین درباره ادب کاری، مقررات را برای شما تهیه نموده ایم که می تواند به شما کمک نماید تا مخاطب شما خاطره خوب را از صحبت با شما داشته باشند.
می گویند که پیام های صوتی باعث ناراحتی همه می گردد. آیا هرگز نباید به هیچ کسی پیام صوتی فرستاد؟
البیه خولگووا رئیس انجمن ملی کارشناسان در امور ادب کاری و اصول پروتکل در این ارتباط می گوید:
«شما در صورتی می توانید پیام صوتی خود را از طریق مسنجر بفرستید که نخست مخاطب به شما پیام صوتی فرستاده باشد. پیام های صوتی لحن بد در مکاتبات کاری بشمار میرود، زیرا ارسال پیام صوتی فقط برای فرستنده مناسب میباشد، اما برای گیرنده ناخوشایند است. من هرگز با کسی روبرو نشده ام که گفته باشد: «دریافت پیام صوتی از همکاران چقدر راحت است!» برای پیام صوتی، باید گوشکی تلیفون را با خود داشته باشید و زمان بیشتری را برای شنیدن آن ضایع نماید. زیرا، گوش دادن به پیام، طولانی تر از خواندن آن از روی صفحه تلیفون می باشد. آداب معاشرت - نظم و ترتیب رفتار است و گویندگی از آن می کند که باید مراقب اطرافیان باشیم».
براساس نظرسنجی انجام شده توسط مجله CMS ' 68.8 % پیام های صوتی باعث ناراحتی کاربران می گردد. 27.1% برای آنها عادی شده است و تنها 4.1% از پاسخ دهندگان گفتند که آنها پیام های صوتی را خوش دارند. به هر حال ، اگر در حال تبادل پیام صوتی با شخصی هستید ، از گوشکی استفاده کنید. طبق نظرسنجی دیگر ، 59% مردم وقتی پیام های صوتی و یا صدایی ویدیو را از تلیفون های هوشمند میشنوند، ناراحت می شوند.
چه زمانی مناسب و چه زمانی نوشتن پیام ها نامناسب است؟ ممکن است ساعت 22:00؟ و یا در ساعت 8؟
آلبینا کولگوا ادامه می دهد: "پیام‌های کاری را میتوان از طریق مسنجر فقط در ساعات کاری از 10 تا 19 بجه ارسال نمود. اگر زمان کاری همکار خود را نمی دانید و می خواهید یک سؤال شخصی یا غیر عاجل را بپرسید، ارسال پیام بعد از ساعت 12 مناسب است. حتی اگر ساعت کاری شخص آزاد و یا انعطاف پذیر هم باشد، معمولاً تا این زمان همه به کار آغاز می نمایند».
اما ایمیل ها را می توان در هر زمان ارسال کرد. با وجود این همه، گاهی رسیدن نامه ها با صدا همراه می شوند. گرچه کاربر می تواند، صدای تیلفون را با یک دکمه غیرفعال کند. اگر این اولین بار باشد که شما پیام می نویسید و صداب تلیفون هوشمند مخاطب خاموش نیست ، مطمئناً باشید که اختلال در کار وی ایجاد نموده اید.
آیا میتوان بدون هشداری به همکار خود از طریق مسنجر زنگ زد؟
البینه می گوید: «این نکته بسیار مهم است. شما می توانید در ساعات کاری بدون هشداری به همکار خود تلیفونی تماس بگیرید. اما زنگ زدن از طریق مسنجر بدون پیام قبلی درست نیست.- در مورد دوم ، اگر شما در حال ارسال پیام از طریق مسنجر هستید ، برای شما راحت تر است که در این پیام روشن کنید، آیا شخصی که با شما در حال صحبت است، می تواند تماس را بپذیرد».
هر مکالمه باید با سلام و روشن شدن اینکه آیا گفتگو به شخص مخاطب مناسب است یا خیر، آغاز شود. مانند: "سلام ، ماریا ایوانوونا. آیا اکنون صحبت کردن برای شما راحت است؟».
من اکثراً می نویسم... یک پیام...خط به خط...همه را اذیت می کند؟
با توجه به نظرسنجی مجله CMS و نظرسنجی "ریتینگ. Runet" ، این سبک "پیام های خزنده" یاد می شود که معمولاٌ برونگراها از این طریق موجب اذیت دیگران می شوند. در صورت انجام این کار ، توجه داشته باشید که 71% کاربران چنین پیام ها را خوش ندارند. اما تنها 0.7% گفتند که این سبک پیام را خوش دارند.
یعنی اینگونه پیام ها با تناسب به پیام های صوتی باعث عصبانی شدن بیشتر کاربران می گردد. واقعاً وقتی که یک پیام را به پنج قطعه تقسیم می کنید ، مخاطب شما نه یک، بلکه چندین پیام تائیدی را دریافت می کند.
به طور عموم، گفته شده است که به اساس نظر بعضی ها، چنین پیام ها طرز زندگی ما را خراب می کنند. در اینجا می توانید به طور مفصل بخوانید که چگونه آنها "ما را بصورت آنلاین" می کشند و ما را مجبور می کنند که امور واقعی را فراموش کنیم.
آیا می توانم از مکاتبات شکلک و ایموجی استفاده کنم؟
هیچ فایده ندارد ، اما از این قاعده در مقابل همصحبت های ناآشنا استفاده می شود. به خصوص اگر تصمیم دارید شخصی را با یک شکلک و ایموجی خوشحال نمایید. معلوم نیست که آیا این قاعده کار می کند یا خیر.
جالب است که مردم شکلک و ایموجی را به اشتراک می گذارند. هر دوی آنها باعث ایجاد لذت برای اکثریت مردم نمی شوند، اما لبخند ایموجی را کمتر خوش دارند.
اگر به اساس گزارشات که توسط مجله CMS و نظرسنجی Runet تهیه گردیده است، 19.1% پاسخ دهندگان گفتند که ایموجی ها را خوش دارند ، اما 66.1% بی طرف و 14.8% مخالف اند. 35.2% شکلک ها باعث عصاب خرابی کاربران ، 51.9% - بی اعتنا در مقابل شکلک اند، و فقط 12.9% آنها علاقمندی خود را نشان دادند.
صبح یک پیام نوشتم. حالا ظهر است و هیچ کس به من جواب نداد. چه وقت میتوانم در مورد خودم یادآوری شوم؟
طبق قوانین آداب معاشرت ، فقط روز بعد می توانید از خود یادآور شوید. اما اگر موضوع برای هر دو طرف عاجل و مهم باشد، می توان قواعد مقررات را نقض کرد و بعد از چند ساعت دوباره نوشت.
مقررات مشابه به تماسها تلیفونی نیز عملی می گردد. اگر بار اول به شما پاسخ ندادند، ضرور نیست که بار دیگر با ایشان به تماس بگیرید.
چه وقت می توان مشتری را "تو" خطاب کرد؟ چه کسی باید این کار را انجام دهد؟
آلبینا کالگووا می گوید: "در محل کار، خطاب به "تو" فقط توسط شخص با مقام بالا آغاز می شود.- هر گاه هر دو حقوق مساوی داشته باشند، در این صورت صرف شخص که سن اش نسبت به مخاطب اش زیاد تر است، می تواند به همصحبت خود تو خطاب نماید. اگر با خانم در تماس باشید؛ در آن صورت زن می تواند اول همکار و یا همصحبت خود را "تو" مخاطب قرار دهد".
آیا می توان در جریان جلسه و یا در جریان ناهار کاری با همکار سرگرم مسنجر شد؟
چنین به نظر می رسد که (fubbing) این زمانی است که هنگام مکالمه با شخصی، سرگرم تلیفون های هوشمند می شویم. این واژه از کلمه تلیفون و"snubbing" غفلت گرفته شده است که گویندگی از بی توجه ای به روابط می کند. آیا ما به این عادت کرده ایم . نخیر، قابل ذکر است که جلب توجه همصحبت از طریق مکالمه با تلیفون هوشمند 53% از کاربران را عصبانی می کند.
آلنا گیل، متخصص آداب و معلومات تجارتی و پروتکل، می گوید: "وقتی با من صحبت می کنید و من در پیام رسان نشسته ام ، این نکته را روشن می سازم که من چیزهای مهم دیگری دارم. وقتی مذاکره می کنید ، تلیفون نباید روی میز باشد. یا شما در یک ناهار تجارتی هستید ، مگر اینکه حضور آن از قبل توافق شده باشد. شما می توانید این امر را روشن کنید که من 20 دقیقه وقت دارم، اما تمام این مدت را باید به گفتگو اختصاص دهید. در مورد جلسات، در مورد شرکتها، مثلاً: شرکتهای تخنیکی وجود دارد که در آنجا معمولی است که همیشه در ارتباط باشید. بنابراین ، مردم در جلسات با تلیفون‌های هوشمند نشسته اند، اما حتی زمانی که شما تلیفون خود را در پهلوی خود می گذارید تا ارتباط آنلاین را نگه دارید – حق اولیت صحبت باید با کسی باشد که همصحبت پیشروی تان می باشد».
چه کار دیگری را نمی توان حین تماس کاری با مسنجر انجام داد؟
به طور مثال: ارسال وسیع پیام های تبریکی، مانند عکسهایی با بابانوئل و درخت کریسمس در روزهای سال نو.
آلبینا هولگووا گفت: "تمام پیام های که شامل پیام خاص شخص نباشد، اسپم هستند.»
ارسال الگوهای رفتاری در ساعات کاری نیز یک ایده مشکوک است. 54.8% از کاربران می گویند که نسبت به آنها بی تفاوت هستند ، 24.8% اذیت می شوند ، و 20.4% از اینکه توجه آنها را بسوی دیگری می برند، بسیار خوشحال هستند.
اگر با همصحبت خود آشنا نیستید ، قبل از اینکه به شغل خود بپردازید، صحبت کوچکی کنید. بپرسید «شما چطور هستید / زندگی چطور است؟ سلامت استید؟ عکسهای عالی!»/ بهتر است بلافاصله آنچه را که می خواهید پیشنهاد نماید یا از آنها بپرسید.
آلبینا کالگووا می گوید: «آداب و معاشرت- قانون جزا نیست». شما می توانید مقررات را زیر پا کنید، در صورت که خوب می فهمید چرا این کار را می کنید. برای یک مکالمه‌گرای خوشایند، فراموش نکنید که خود را در جای شخص دیگری قرار دهید و عقل سلیم را راهنمای خود قرار دهید».